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信息技術在高中學校檔案管理中的應用

時間:2017-06-06 15:33來源:www.ywngxq.tw 作者:zglwb 點擊:
【摘要】高中學校檔案能夠如實記錄師生生活與思想狀況,對于高中學校的發展有著重要意義。隨著信息技術在高中學校檔案中的廣泛應用,有利于加快檔案管理數字化建設,最大限度發揮出檔案的服務功能。本文試闡述信息技術在高中學校檔案管理中的應用優勢,并提

  【摘要】高中學校檔案能夠如實記錄師生生活與思想狀況,對于高中學校的發展有著重要意義。隨著信息技術在高中學校檔案中的廣泛應用,有利于加快檔案管理數字化建設,最大限度發揮出檔案的服務功能。本文試闡述信息技術在高中學校檔案管理中的應用優勢,并提出了行之有效的建議。

  【關鍵詞】檔案管理;信息技術;應用

  高中學校檔案記載著學校的發展歷程,通過檔案能夠深入了解師生生活與思想狀況,為學校領導決策的制定提供可靠依據。在以往高中學校檔案管理工作中,主要采取手工方式,工作效率很低,保密性不強。在高中教育體制深入改革過程中,檔案數量與日俱增,傳統檔案管理方式難以滿足實際需要。因此,在高中學校檔案管理工作中要重視信息技術的應用,保證檔案信息的動態性與完整性,切實提升檔案管理工作水平。

  一、信息技術在高中學校檔案管理中的應用優勢

  (一)檔案管理不再費時費力。數據只需一次錄入可以多次利用,數據無論從文書管理錄入還是從檔案管理錄入只需錄入一次,即可在檔案管理內部進行數據共享,提高了工作效率。各種報表可以自動打印,數據錄入后不論是文書管理還是檔案管理,可以方便地打印出相關的收發文單據、匯總表,可以方便地打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄等。自動統計檔案信息,檔案庫中的信息需要統計,并形成報表,這項工作由計算機處理,可以極大地提高管理人員的效率。

  (二)檔案查詢更為方便。提供多種查詢手段,檔案管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式,在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。提供網上查詢手段,學校內部的教職員工,可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息,極大地減輕了教職員工的負擔。

  (三)檔案的查供閱工作更加可控。傳統的檔案查借閱以手工為主,費時費力、容易出錯。檔案管理實行信息化后,檔案的查借閱采用計算機管理,操作方便,同時可以自動產生催還記錄,對過期不還的借閱者進行有效地催還。

  二、信息技術在高中學校檔案管理中的應用建議

  (一)切實轉變檔案管理理念。當前,數字信息技術已經滲透到我國生活的各個方面,在人們的日常生活與工作中,數字化信息技術得到了廣泛應用,隨著網絡技術的飛速發展,極大地推進了信息化建設的進程。現階段計算機已經非常普及,人們逐步提升了數字化的信息處理能力。對此,高中學校檔案管理人員應盡快轉變觀念,在檔案管理工作中充分利用信息技術,增強檔案管理信息化意識,以此進一步加快學校檔案管理信息化建設。

  (二)進一步增加資金投入。要重視高中學校檔案管理工作,投入更多的資金,及時購進軟硬件設備,特別是要加快學校檔案管理數據庫和信息共享平臺的建設。此外,要不斷完善數據傳遞系統和信息共享平臺,確保學校檔案管理信息可以順利傳遞,實現信息的共享。要充分發揮軟硬件設備的作用,強化檔案管理工作的個性化服務,即在挖掘數據的過程中,將數據處理的智能化體現出來,如關聯資源的挖掘,這是個性化服務的重要內容。同時在網絡電子檔案的智能化調取過程中,充分體現個性化服務。通過加大資金投入,更新檔案管理設備,能夠讓檔案存儲方式更加多元化,如文字、圖片、聲音、影像等。

  (三)構建云計算信息處理平臺。云技術為一種具備大量并能夠擴充的和IT相關能力的技術,在信息技術的支持下,能夠為用戶提供優質服務。云技術主要由云計算、云服務構成,其中云計算側重于IT方面,利用自動化與虛擬化技術,創造更多計算機運算資源,而云服務通過對虛擬形式的運用,將運算、存儲、寬帶等信息技術以服務的形式,在網絡環境中為用戶提供。基于云計算的區域范圍內信息資源共享的云服務管理,應圍繞基礎設施和基礎平臺進行建設,讓本地信息資源建設更加規范,通過對各平臺的交互使用,真正實現資源的共享。高中學校要從檔案管理工作重點出發,在學校公共云中上傳重要檔案或有較高保密級的檔案,從而讓檔案得到妥善保存,加強對檔案的管理。

  (四)提升檔案管理人員的素質。在信息化檔案管理工作發展過程中,只有提升檔案管理工作者能力,才能實現高中學校檔案信息化管理工作的質量與效率,并確保檔案資料的安全。所以,檔案管理人員要加強學習,掌握更多豐富的理論知識,并熟練運用計算機網絡技術,以此推動高中學校檔案工作數字化的建設。此外,還應進一步完善后期培訓制度,加大對檔案管理人員的教育力度,幫助他們提升專業技術能力,確保滿足信息化時代下學校檔案管理工作的需要,提升檔案管理工作效率,發揮檔案服務教育教學的作用。

  三、結語

  總之,在網絡計算機技術不斷革新的過程中,帶動了平臺數據處理技術的發展,社會各界通過對信息技術的運用,實現了工作效率與質量的提升。通過對這個平臺的利用,能夠將更多信息化建設資料提供給人們,加快推進我國信息化建設進程。因此,如何做好數據處理是高中學校檔案的重要工作內容,要充分發揮出信息技術的作用,妥善保存檔案資料,提升檔案管理工作水平。

  【參考文獻】

  [1]韓凌.信息技術在學校檔案管理中的集成應用[J].黑龍江檔案,2015(02):56.

  [2]彭艷.學校檔案管理中信息技術的有效性分析[J].人力資源管理,2014(07):281.


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