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信息化環境下OA電子文件歸檔管理探析

時間:2017-12-07 13:08來源:www.ywngxq.tw 作者:zglwb 點擊:
【摘要】在互聯網+成為當下時代發展的高頻詞匯之后,OA系統在事業單位公文處理運用中更加廣泛成為必然趨勢,OA電子文件歸檔管理的完善對事業單位更是提出了新的要求,這也是信息化的今天事業單位辦公室業務管理需要完善的重要任務。 【關鍵詞】信息化;OA電

  【摘要】在“互聯網+”成為當下時代發展的高頻詞匯之后,OA系統在事業單位公文處理運用中更加廣泛成為必然趨勢,OA電子文件歸檔管理的完善對事業單位更是提出了新的要求,這也是信息化的今天事業單位辦公室業務管理需要完善的重要任務。

  【關鍵詞】信息化;OA電子文件;歸檔管理

  一、OA系統中電子文件的發展

  在計算機技術的發展驅使下,國內事業單位的日常管理借助于計算機設備的相關系統來提升日常辦公的效率。經過幾年的推廣運用,OA系統的便捷性、安全性、可靠性使人們不斷加深了其重要意義和深遠影響的認識。

  隨著信息化時代的高速發展,事業單位對于電子文件的管理要求不斷提高,OA系統逐漸成為事業單位公文處理的主要載體。由于技術的不斷革新,導致電子文件歸檔管理也逐漸暴露了其不足的特點。因此,OA電子文件歸檔管理需要緊跟時代發展,使其更加科學、規范、安全。

  二、OA系統中電子文件的特征

  (一)連貫性。電子文件種類繁多,而一份公文的形成需要經過核稿、會簽、簽發、正式成文至歸檔,是一項多方參與的連續性工作,中間脫離了任何一個環節,將會直接導致檔案管理的不完整。

  (二)可塑性。每個OA系統中的電子文件從開始擬寫到正式制發前,參與會簽的職能部門在各自的職能范圍按照規定對其進行修改,使其具有很強的可塑性。

  (三)依賴性。OA系統中電子文件在生成的整個過程都與計算機和OA系統軟件緊密相連,即使是歸檔之后,仍然需要通過計算機、OA系統或檔案管理系統來調閱,離開了計算機和相應的應用軟件,電子文件就無法產生、傳遞、識別。

  (四)共享性。OA系統中電子文件歸檔后,擁有權限的人員都可通過授權對其進行調閱,不再需要紙質的傳遞來實現文檔信息的共享性。

  三、OA電子文件歸檔管理現狀

  (一)歸檔文件易被修改、遺失。電子文件因具有其特有的可塑性,在各個環節都容易發生編輯、修改,使其原有的真實性、原始性難以得到保證。電子文件的撰寫到歸檔的各個環節管理都容易出現偏差,有的是職責沒有明確,他們認為歸檔管理工作應該是公文處理部門比如辦公室專項負責,有些工作人員因缺乏重視而認為沒必要歸檔或是沒必要重視歸檔管理這項工作,各種情況都直接導致了電子文件的歸檔工作不夠規范、科學。

  (二)檔案管理系統和OA系統不兼容。OA系統僅僅是計算機軟件上的配置構成,其必須要符合計算機硬件設備的要求才能發揮操作性能。檔案管理系統和OA系統的不兼容表現在以下兩個方面。首先,硬件上,計算機或者其它設備不能達到OA系統運行的正常需求,從而無法實現OA系統的正常運行。其次,軟件上,檔案管理系統不能夠與OA系統兼容,而且二者分屬不同的部門正常歸檔工作復雜化,而各類軟件安裝使用不到位也阻礙了系統功能的發揮。

  (三)缺乏健全的歸檔管理制度。雖然國家已經頒布了相關的制度規范,但目前還是沒有完全建立規范、完善的管理制度,各單位情況又不盡相同,由于缺乏具體的歸檔管理制度,歸檔職責、歸檔時間、歸檔程序等得不到明確規定,使得歸檔管理工作比較混亂,具有較大的隨意性,進一步影響到歸檔信息完整性和準確性都難以得到有效保障,嚴重影響了OA電子文件的再次利用。

  (四)歸檔信息的安全意識不足。隨著網絡開放性的不斷增強,歸檔信息也更易受到攻擊、破壞,信息系統容易受到個別硬件或軟件的問題而導致歸檔信息的遺失或是損壞,由于電子文件自身的特征,人為疏忽或是被惡意的篡改、竊取也不易察覺和及時地修正。

  四、OA電子文件歸檔管理探析

  (一)明確歸檔管理人員的責任。OA電子文件不僅有著便捷、共享性等各種優勢,同時也因為其易修改、易丟失等特點需要工作人員引起高度的重視。首先,要認識到電子文件歸檔工作對于單位常規工作正常運行的重要意義。其次,工作人員要認識到自身工作的重要意義,做好檔案工作不單是檔案人員的基本職責和任務,也是檔案管理工作人員實現自身價值的根本途徑和方法。

  (二)完善歸檔工作隊伍管理機制。首先,因為檔案人員要更為熟悉檔案工作,所以要建立以檔案人員為主的工作隊伍,并吸收一些具有責任心強、素質過硬的專業人才,以實現歸檔工作的順利進行。其次,不斷加強檔案管理工作隊伍的專業培訓,在掌握專業的知識技能基礎上,加強信息化技術的學習,才能適應新時代的崗位要求。最后,塑造以人為本的管理機制,使得繁瑣性的檔案管理工作者能夠時刻保持工作激情。

  (三)完善現有的歸檔管理制度。根據國家的相關規定,并結合自身的情況完善歸檔管理制度,進一步明確檔案管理科學標準。需要根據電子文檔獨有的特性來制定科學、可行的管理標準,包括登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全等等標準,標準的設定可以參考傳統的管理標準,更要考慮標準的前瞻性。目前,本單位已設立的制度有《檔案分類方案》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》《電子文件歸檔和管理辦法》。實踐證明,能很好的滿足OA電子文件歸檔管理的建設。

  (四)完善電子檔案信息安全機制。為確保電子檔案信息的安全,勢必要明確電子檔案信息安全的重要組成因素,它包括了基礎設施的保障、組織管理機制的保障、安全技術的保障、災難恢復機制的保障和法制標準的保障。必然將從以上五個方面去落實完善,以此為抓手從而建立相對應的保障機制。才能更好地消除各種因素對電子檔案的安全隱患。例如本單位借鑒OA的安全保障方式運用CA認證技術確保電子檔案的信息安全,取得了明顯的效果。

  【參考文獻】

  [1]OA電子文件歸檔管理分析.百度文庫:http://www.baidu.com/link?url,2014年4月12日.

  [2]艾國生,王成義.網絡化檔案管理信息系統的運行模式[J].蘭臺世界,2013(08):21—23.


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